Как писать письмо директору компании

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2021? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2021? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2021? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2021? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2021? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2021 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2021/rekvizit_adresat/

Правила написания и оформления деловых писем

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. 

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
• заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
• контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

• Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
• Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
• Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе romaffka666@mail.ru, заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

• «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
• «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
• «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

• «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
• «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
• «Follow RE: телефонный звонок»;
• «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

• Спасибо за уделённое время;
• С уважением;
• Заранее благодарю за ответ;
• С нетерпением жду Вашего ответа;
• Хорошего дня;
• До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

• Имя;
• Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
• Должность;
• Статусы, профессиональные награды, степени.
• Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

• информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
• запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
• претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
• нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

• тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
• договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
• благодарность за уделенное время; 
• пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
• контактные данные участников встречи.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/

Как писать деловые письма в 2021 году? Примеры из книги

Официально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.

Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны – будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).

Пример №1Пример №2

Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным – наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.

Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.

Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер “Пиши, сокращай” мне остался не совсем понятен (рецензия на “Пиши, сокращай”), книга про деловую переписку мне понравилась.

Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении – и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

• Здороваться в начале письма обязательно – но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

• Расставлять знаки препинания – нужно;
• Писать грамотно, без ошибок и опечаток – тоже нужно;
• Обращаться к человеку так, как он представился вам;
• Писать письма только в адекватные временные рамки – стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых – неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Ясность

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным – вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

• Одно письмо – один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
• Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры – напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
• Даже если общение переходит на эмоциональный уровень – держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
• Долгие вступления и долгие прощания – не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.

Хороший пример из книги

Забота

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

• Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон – и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
• Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание – даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
• Не поторапливайте коллегу фразой “Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет”. Лучше “поторопить” вежливо: “Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками”. Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
• “Заранее спасибо за ответ” – так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.

Краткость

Краткость – сестра таланта

• Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать “Спасибо”. Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению “Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!”

Так не надо

Оформление

Оформление необходимо в любом тексте – и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

• Отдельная строка для приветствия
• Делить текст на абзацы (по смыслу)
• Оставлять контакты
• Кратко о должности

Пример хорошо оформленного письма

Холодное письмо

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры – броскость, цепляемость, запоминаемость.

Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде “СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК” или “Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?” уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

• Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
• Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на “ты”.
• Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) – сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок – напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности – укажите это сразу.

Пример из книги

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги “Новые правила деловой переписки”? Чем пользуетесь сами?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/redactorispeterburga/kak-pisat-delovye-pisma-v-2021-godu-primery-iz-knigi-novye-pravila-delovoi-perepiski-5ed504201c0953656663e657

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

• захватывающим и нервным потрясением одновременно. Это может быть первое впечатление вашего генерального директора о вас.
• Чтобы помочь вам понять, как создать идеальное сообщение, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume.
• Она выделила восемь ключевых шагов для отправки продуманного, читабельного электронного письма.

Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день.

Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора.

Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», – рассказала Огастин.

3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

6. Избегайте шуток

Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

«Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», – сказала она.

7. Ждите ответа с вежливостью

Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

8. На протяжении всего процесса помните об этикете

Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше.

Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым.

Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

Источник: https://hr-portal.ru/story/8-klyuchevyh-shagov-dlya-napisaniya-elektronnogo-pisma-vashemu-generalnomu-direktoru-i

Как написать письмо генеральному директору. Как написать письмо руководителю предприятия от работника

Единственное требование – это точность и конкретность. Эмоциональные ремарки и отступления в официальном документе ни к чему. Направить бумагу можно и органам власти (конкретному должностному лицу в этой организации), руководителям разного ранга и уровня.

Элементы письма Документ оформляется так же, как и большинство деловых писем. В шапке указывается обращение: от кого и кому посылается письмо. Если фигурирует организация (например, письмо адресуется начальнику), то обязательно указание ее наименования.

Формулировка В основной части высказывается просьба, кратко описываются заслуги работника, его положительные качества.

Письмо директору

В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса или предоставления информации.

3 Если обстоятельства и суть вопроса уже известны адресату и были обговорены заранее, то служебное письмо можно писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос. 4 Основная часть письма должна побуждать к действиям, убеждать или разъяснять.

Текст ее должен быть ясным, четким, кратким и логичным.

Факты, излагаемые в нем должны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в единственном или множественном числе или от третьего лица в единственном числе.

5 Избегайте в тексте письма категорических выражений.

Коллективное письмо в защиту работника

Инструкция 1 Определитесь с целью письма.

Его нужно писать только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, нельзя решить по телефону или при личной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его предварительно и убедитесь в том, что адресат вами выбран правильно и что в его компетенции будет лежать ответ в том случае, если ваше письмо – запрос.

2

В одном письме должен быть изложен только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой.

Адресат должен сразу понять суть и категорию вашего письма, поэтому ее необходимо изложить в первых же фразах. В них сообщите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы предполагаете получить в ответ.

Как написать письмо в организацию

С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками.

Внимание

Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ. Шаг 4. Изложение просьбы Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу.

Инфо

Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты: «Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

« Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего». Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения.

Как написать письмо генеральному директору

В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра.

Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации.

Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.
Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма.

Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

Справочник адвоката

Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» либо «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к начальнику организации. Точку ставить позже заголовка не нужно. Если письмо связано с какой-нибудь просьбой, дозволено легко обратиться к директору по имени отчеству в почтительной форме.

Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, скажем, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» либо «исходя из ваших предложений». 5. Если ваше письмо связано с просьбой о получении техники, возрастания работника либо предоставления вероятности совершить деловую командировку, отличнее начать письмо с фразы «Умоляю разглядеть возможность…».

6. Выскажете обстановку, сделайте пояснения, оформите таблицы либо графики, если нрав письма требует того.

Как написать коллективную жалобу на руководителя или сотрудника – образец жалобы

Для того чтобы письмо обладало необходимым эффектом, нужно придерживаться определенных принципов:

• Уважительная, адекватная формулировка фраз.
• Использование фактических данных: дат, цифр, перечисление общего перечня заслуг защищаемого работника.
• Возможно использование комплиментов адресату. Речь не идет о грубой лести. Допустимы выражения: «Зная ваши большие возможности» или «Восхищаясь вашими организаторскими способностями».
• Количество участников.
  Известно, что единичное обращение не будет иметь такого же эффекта, как письмо, подписанное 100 и более человек.

Стоит иметь в виду, что даже при большом желании защитить, спасти товарища по службе от увольнения результат такого заверения не гарантирован.Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма. Шаг 1.

К кому Вы обращаетесь с просьбой? Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» — — Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! — — — Шаг 2.

В появившемся меню выберите пункт «Строка» – «Вставить» либо «Столбец» – «Вставить». 5. В поле ввода «Кол-во» введите с клавиатуры число добавляемых строк либо столбцов.

Дозволено также увеличивать либо сокращать их число при помощи расположенных в правой части поля кнопок со стрелками. 6. Выберите расположение добавляемых строк либо столбцов: до либо позже ячейки, в которой в данный момент находится курсор. 7. Нажмите кнопку Ок.

Строки либо столбцы добавятся, но они будут пустыми. Введите в них нужную информацию. 8. Позже добавления новых ячеек может понадобиться отредактировать вид обрамления теснее имеющихся.

Для этого переместив курсор в всякую из ячеек таблицы, в меню текстового редактора выберите пункт «Формат» – «Таблица». 9. Когда откроется окно, выберите в нем вкладку «Обрамление».

Как написать письмо руководителю предприятия от работника

Ведь если работодатель решил прибегнуть к увольнению за грубое нарушение трудовых обязанностей, то он вправе это сделать, не считаясь с мнением сотрудников. О такой возможности четко говорится в 81 статье Трудового кодекса (конкретно – в шестом ее пункте).

Время При деловой переписке особое значение приобретают сроки, в которые предпринимаются те или иные действия. Для того чтобы не допустить, например, подписания приказа об увольнении, просители могут в вежливой форме попросить ответить на коллективное письмо в конкретный срок.

Можно указать в качестве ориентира «ближайшее время» либо «незамедлительно». Прелесть составления подобных писем в том, что свободная форма изложения не накладывает значительных ограничений на автора.

Подписи В конце письма в защиту работника обязательно должны располагаться подписи всех лиц, которые разделяют представленную на бумаге точку зрения.

В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем.

(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы(установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие.

Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении).

Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Источник: https://sewerge.ru/kak-napisat-pismo-generalnomu-direktoru-kak-napisat-pismo-rukovoditelyu/